O objetivo do presente site é oferecer informação sobre a Clínica FisioQI e sobre os nossos serviços e atividades. Este site é propriedade de Márcio Franco, Unipessoal Lda, sita Rua Clube Naval Infante D. Henrique, N.º 442, 4420-412 Valbom Gondomar.
1. Identificação do responsável pelo tratamento
A entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais no contexto dos serviços geridos pela FisioQI Saúde é:
Márcio Franco, Lda.
Nome comercial: FisioQI Saúde
NIPC: 515083747
Morada: Rua Clube Naval Infante D. Henrique, 442, 4420-412 Valbom,
Gondomar
E-mail: geral@fisioqi.pt
Telefone: +351 916 291 950
Para assuntos relacionados com privacidade e proteção de dados, poderá ser utilizado o endereço geral@fisioqi.pt.
2. Âmbito
A presente política explica como são tratados os dados pessoais de:
– Clientes;
– Potenciais clientes;
– Representantes legais;
– Pais ou responsáveis por menores;
– Acompanhantes;
– Contactos de emergência;
– Pessoas responsáveis pelo pagamento;
– Pessoas que efetuem uma marcação em nome de terceiros.
Aplica-se ao tratamento realizado no contexto de:
– Pedidos de informação;
– Marcações;
– Prestação de cuidados de saúde;
– Avaliação, intervenção e acompanhamento clínico;
– Processos clínicos;
– Todos os serviços prestados pela FisioQI Saúde
– Gestão administrativa;
– Faturação e pagamentos;
– Reclamações, incidentes e comunicações relacionadas com os serviços.
Esta política não substitui:
– O consentimento informado para atos clínicos;
– Autorizações específicas para fotografias, vídeos ou testemunhos;
– Autorizações para marketing;
– Autorizações para investigação ou outras finalidades especiais;
– Outros documentos que devam ser assinados em função do serviço prestado.
3. Dados pessoais tratados
Dependendo do serviço, poderão ser tratados os seguintes dados:
3.1. Dados de identificação
– Nome;
– Data de nascimento;
– Idade;
– Sexo, quando clinicamente relevante;
– Número de identificação civil, quando necessário;
– Número de identificação fiscal;
– Número de utente ou outros identificadores aplicáveis;
– Assinatura;
– Fotografia, apenas quando necessária ou devidamente autorizada.
3.2. Dados de contacto
– Morada;
– Número de telefone;
– Endereço de e-mail;
– Contacto de emergência;
– Preferências de contacto.
3.3. Dados administrativos e financeiros
– Marcações;
– Presenças;
– Faltas;
– Cancelamentos;
– Serviços adquiridos;
– Packs ou mensalidades;
– Valores pagos ou em dívida;
– Dados necessários à faturação;
– Informação sobre meios de pagamento;
– Informação relativa a seguradoras, subsistemas, convenções ou outras entidades pagadoras, quando aplicável.
A FisioQI Saúde não conserva os dados completos de cartões bancários quando os pagamentos sejam processados por prestadores de serviços de pagamento.
3.4. Dados relativos à saúde
Poderão ser tratados dados relativos à saúde física ou mental, incluindo:
– Motivo da consulta;
– Queixas;
– Antecedentes clínicos;
– Patologias principais ou secundárias;
– Diagnósticos;
– Medicação;
– Alergias;
– Exames;
– Relatórios;
– Avaliações;
– Planos de intervenção;
– Tratamentos realizados;
– Evolução clínica;
– Resultados;
– Limitações funcionais;
– Hábitos relevantes para a intervenção;
– Informação clínica fornecida por outros profissionais;
– Imagens ou outros registos clinicamente necessários;
– Ocorrências ou incidentes relacionados com a prestação de cuidados.
Apenas devem ser recolhidos os dados adequados, relevantes e necessários para a prestação segura e adequada dos cuidados.
3.5. Dados relativos a menores ou pessoas representadas
Quando o cliente seja menor ou esteja legalmente representado, poderão ser tratados:
– Dados do representante legal;
– Relação com o cliente;
– Contactos;
– Documentos comprovativos da representação, quando necessários;
– Autorizações relevantes;
– Informação sobre responsabilidades parentais, quando aplicável.
3.6. Comunicações
Poderão ser conservados registos de comunicações relacionadas com:
– Pedidos de informação;
– Marcações;
– Remarcações;
– Lembretes;
– Cancelamentos;
– Pagamentos;
– Reclamações;
– Acompanhamento clínico;
– Orientações necessárias à prestação do serviço.
4. Origem dos dados
Os dados poderão ser obtidos:
– Diretamente junto do cliente;
– Junto do respetivo representante legal;
– Junto de pessoa que efetue a marcação em nome do cliente;
– Junto dos profissionais que prestam cuidados na FisioQI Saúde;
– Junto de seguradoras, subsistemas ou entidades pagadoras, quando aplicável;
– Junto de autoridades ou entidades legalmente competentes.
Quando alguém forneça dados de outra pessoa, deverá ter legitimidade para o fazer e informar essa pessoa sobre a comunicação dos dados.
5. Finalidades e fundamentos do tratamento
5.1. Pedidos de informação e marcações
Os dados são tratados para:
– Responder a pedidos;
– Verificar disponibilidades;
– Realizar marcações;
– Gerir listas de espera;
– Confirmar ou alterar horários;
– Enviar lembretes;
– Contactar o cliente sobre o serviço solicitado.
O tratamento baseia-se nas diligências necessárias antes da prestação do serviço e na execução da relação estabelecida com o cliente.
5.2. Prestação de cuidados de saúde
Os dados são tratados para:
– Avaliar a situação do cliente;
– Determinar a intervenção adequada;
– Elaborar e executar planos de tratamento;
– Registar avaliações, intervenções e evolução;
– Assegurar a continuidade dos cuidados;
– Promover a segurança clínica;
– Permitir a colaboração entre profissionais envolvidos no acompanhamento;
– Criar e manter o processo clínico.
O tratamento dos dados de saúde é efetuado para efeitos de diagnóstico, prestação de cuidados ou tratamentos de saúde e gestão dos serviços de saúde, por profissionais sujeitos a deveres de sigilo e confidencialidade.
A prestação dos cuidados não depende de uma autorização genérica para tratar dados. O tratamento fundamenta-se na prestação do serviço, no cumprimento das obrigações aplicáveis à atividade e nas condições legais específicas para o tratamento de dados de saúde.
5.3. Gestão administrativa e financeira
Os dados são tratados para:
– Gerir clientes e serviços;
– Registar presenças, faltas e cancelamentos;
– Gerir packs, mensalidades ou outros produtos;
– Processar pagamentos;
– Emitir faturas e recibos;
– Efetuar controlo contabilístico;
– Cumprir obrigações fiscais e legais;
– Gerir valores em dívida.
Este tratamento baseia-se na execução da relação com o cliente e no cumprimento de obrigações legais.
5.4. Comunicações relacionadas com o serviço
A FisioQI Saúde poderá contactar o cliente para:
– Confirmar ou recordar uma marcação;
– Informar sobre alterações ou cancelamentos;
– Solicitar informação indispensável ao atendimento;
– Transmitir indicações necessárias antes ou após uma sessão;
– Enviar documentos administrativos;
– Responder a questões relacionadas com o acompanhamento;
– Comunicar situações relevantes para a continuidade dos cuidados.
Estas mensagens são comunicações relacionadas com a prestação do serviço e não são consideradas comunicações promocionais.
Sempre que possível, a FisioQI Saúde limita a informação clínica incluída em SMS, e-mail ou WhatsApp ao estritamente necessário.
O cliente poderá solicitar a alteração do canal preferencial de comunicação, sem prejuízo das comunicações indispensáveis à gestão do serviço.
5.5. Segurança, qualidade e gestão de incidentes
Os dados poderão ser tratados para:
– Registar acidentes ou incidentes;
– Analisar não conformidades;
– Gerir reclamações;
– Melhorar a segurança e a qualidade dos serviços;
– Investigar situações comunicadas;
– Cumprir deveres perante entidades reguladoras;
– Proteger clientes, profissionais e a própria FisioQI Saúde.
O tratamento baseia-se no cumprimento de obrigações legais e nos interesses legítimos da FisioQI Saúde relacionados com a segurança, qualidade, gestão e defesa dos seus direitos.
5.6. Declaração, exercício ou defesa de direitos
Os dados poderão ser conservados e utilizados quando sejam necessários para:
– Responder a reclamações;
– Participar sinistros;
– Exercer ou defender direitos em procedimentos administrativos ou judiciais;
– Responder a autoridades competentes;
– Demonstrar a prestação dos serviços;
– Demonstrar o cumprimento de obrigações legais, contratuais, profissionais ou deontológicas.
Quando estejam envolvidos dados de saúde, o tratamento poderá basear-se igualmente na necessidade de declaração, exercício ou defesa de direitos.
5.7. Situações de emergência
Em situações de emergência, os dados estritamente necessários poderão ser utilizados ou comunicados para proteger interesses vitais do cliente ou de outra pessoa, designadamente para:
– Contactar o 112;
– Contactar familiares ou contactos de emergência;
– Transmitir informação indispensável aos profissionais de emergência;
– Registar e acompanhar a ocorrência.
5.8. Marketing e divulgação de serviços
O envio de newsletters, campanhas, promoções ou comunicações comerciais depende de autorização separada, quando legalmente exigida.
A aceitação de marketing:
– É opcional;
– Não é condição para realizar uma marcação;
– Não é condição para receber cuidados;
– Pode ser retirada a qualquer momento.
As mensagens administrativas e clínicas necessárias à prestação do serviço não dependem da autorização para marketing.
5.9. Fotografias, vídeos e testemunhos
A captação ou utilização de fotografias, vídeos, gravações, testemunhos ou histórias de clientes para divulgação pública, redes sociais, website ou publicidade depende de autorização específica e separada. A recusa não prejudica o acesso aos serviços.
A captação de imagens estritamente necessária para avaliação ou acompanhamento clínico deve ser identificada no processo clínico e limitada à finalidade assistencial aplicável.
5.10. Investigação, formação e outras utilizações
A utilização de dados para investigação, formação, publicação de casos ou outras finalidades que não sejam necessárias à prestação dos cuidados será avaliada separadamente.
Sempre que necessário, será solicitada uma autorização específica ou serão utilizados dados previamente anonimizados.
6. Caráter obrigatório ou facultativo dos dados
O fornecimento de determinados dados é necessário para:
– Identificar corretamente o cliente;
– Realizar a marcação;
– Prestar cuidados com segurança;
– Criar e manter o processo clínico;
– Contactar o cliente;
– Emitir documentos fiscais;
– Cumprir obrigações legais ou profissionais.
A recusa em fornecer informação indispensável poderá impedir a marcação, a faturação ou a prestação segura e adequada do serviço.
Os dados destinados a marketing, divulgação, fotografias, testemunhos ou outras finalidades opcionais não são necessários para receber cuidados.
7. Acesso aos dados dentro da FisioQI Saúde
O acesso aos dados é limitado aos profissionais e colaboradores que necessitem da informação para o exercício das respetivas funções.
Em particular:
– Os profissionais de saúde acedem à informação necessária à avaliação, intervenção e continuidade dos cuidados;
– A receção e a equipa administrativa acedem apenas à informação necessária para marcações, atendimento, pagamentos, faturação e gestão administrativa;
– A Direção Clínica ou coordenações poderão aceder à informação necessária à segurança, qualidade, gestão de incidentes e supervisão clínica;
– Os acessos devem respeitar os deveres de sigilo, confidencialidade e necessidade de conhecimento.
A informação clínica não deve ser consultada por pessoas que não necessitem dela para as suas funções.
8. Destinatários e entidades externas
Os dados poderão ser tratados ou comunicados às seguintes categorias de entidades, quando necessário:
– Profissionais envolvidos na prestação dos cuidados;
– Prestadores de software de gestão clínica;
– Prestadores de sistemas de marcação e gestão de contactos;
– Prestadores de alojamento, cloud e armazenamento;
– Prestadores de serviços de e-mail, SMS, telefone ou WhatsApp;
– Prestadores de faturação e contabilidade;
– Prestadores de serviços de pagamento;
– Prestadores de suporte informático e cibersegurança;
– Seguradoras, subsistemas, convenções ou entidades pagadoras;
– Outros prestadores de cuidados de saúde, quando necessário e legalmente permitido;
– Autoridade Tributária;
– Comissão Nacional de Proteção de Dados;
– Entidade Reguladora da Saúde;
– Ordens ou entidades profissionais;
– Tribunais, autoridades policiais ou outras entidades públicas competentes.
Os prestadores que tratem dados por conta da FisioQI Saúde ficam sujeitos a contratos, instruções, deveres de confidencialidade e medidas de segurança adequadas.
Quando um profissional ou entidade atuar como responsável autónomo pelo tratamento, deverá cumprir as suas próprias obrigações de informação e proteção de dados.
9. Transferências internacionais
Alguns prestadores tecnológicos poderão armazenar ou tratar dados fora do Espaço Económico Europeu. Quando isso ocorra, a FisioQI Saúde procurará garantir a existência de um mecanismo legal adequado, como:
– Decisão de adequação;
– Cláusulas contratuais-tipo;
– Medidas complementares de segurança;
– Outro mecanismo legalmente reconhecido.
Poderá ser solicitada informação adicional através do endereço geral@fisioqi.pt.
10. Conservação dos dados
Os dados são conservados durante os períodos necessários ao cumprimento das respetivas finalidades e obrigações. Os prazos são definidos considerando:
– A duração da relação com o cliente;
– A necessidade de continuidade dos cuidados;
– As regras aplicáveis ao processo clínico;
– As obrigações dos profissionais de saúde;
– Os prazos fiscais e contabilísticos;
– Os prazos de prescrição ou caducidade de direitos;
– A necessidade de gestão de reclamações ou incidentes;
– As obrigações de conservação impostas por autoridades ou entidades profissionais.
Em particular:
– Os processos clínicos serão conservados durante o período exigido pelas normas legais, regulamentares, profissionais e deontológicas aplicáveis e pelo período necessário à continuidade dos cuidados e defesa de direitos;
– Os documentos fiscais e contabilísticos serão conservados durante o prazo legal aplicável;
– Os registos de marcações, pagamentos e comunicações administrativas serão conservados durante o período necessário à gestão da relação e ao cumprimento das obrigações aplicáveis;
– Os dados relacionados com reclamações, incidentes ou processos serão conservados até à conclusão definitiva da situação e durante os prazos legais subsequentes;
– Os dados utilizados para marketing serão tratados até à retirada da autorização ou até deixarem de ser necessários;
– Poderá ser conservada informação mínima que permita demonstrar uma autorização, retirada de autorização ou oposição.
Decorridos os períodos aplicáveis, os dados serão eliminados, anonimizados ou bloqueados.
11. Direitos dos titulares
Nos termos legalmente aplicáveis, o titular dos dados poderá solicitar:
– Acesso aos seus dados;
– Retificação de informação inexata ou incompleta;
– Apagamento dos dados;
– Limitação do tratamento;
– Oposição ao tratamento;
– Portabilidade dos dados;
– Retirada do consentimento, quando o tratamento dependa do consentimento.
O exercício destes direitos não é absoluto.
Em particular, o direito ao apagamento poderá não ser aplicável quando a conservação dos dados seja necessária para:
– Cumprimento de uma obrigação legal;
– Prestação ou gestão de cuidados de saúde;
– Continuidade do acompanhamento;
– Segurança do cliente;
– Exercício ou defesa de direitos;
– Arquivo ou outras finalidades legalmente reconhecidas.
A retirada de uma autorização opcional não determina a eliminação de dados que devam ser conservados por outro fundamento legal.
Os pedidos devem ser enviados para geral@fisioqi.pt. Poderão ser solicitados elementos para confirmação da identidade do requerente.
12. Acesso à informação clínica
O cliente pode solicitar o acesso à informação constante do seu processo clínico, nos termos legalmente aplicáveis. O pedido deverá identificar o cliente e, quando apresentado por representante ou terceiro, deverá ser acompanhado dos elementos que demonstrem a respetiva legitimidade. O acesso deverá respeitar os direitos de terceiros, o sigilo profissional e as limitações legalmente aplicáveis.
13. Menores e representantes legais
Os dados de menores são tratados no contexto da prestação dos cuidados e das responsabilidades dos respetivos representantes legais. As autorizações e comunicações deverão ser efetuadas pelo representante com legitimidade para o efeito, sem prejuízo da consideração da idade, maturidade, autonomia e direitos do menor nos termos aplicáveis.
Quando existam dúvidas sobre responsabilidades parentais ou representação, a FisioQI Saúde poderá solicitar documentação adequada.
14. Confidencialidade e sigilo
Todos os profissionais, trabalhadores, prestadores de serviços, estagiários ou outras pessoas autorizadas a aceder aos dados ficam sujeitos a deveres de:
– Confidencialidade;
– Sigilo profissional;
– Utilização limitada às funções desempenhadas;
– Proteção da informação;
– Não divulgação indevida.
Estes deveres mantêm-se após o fim da relação com a FisioQI Saúde.
15. Segurança dos dados
A FisioQI Saúde adota medidas técnicas e organizativas destinadas a proteger os dados, incluindo, conforme aplicável:
– Controlo de acessos;
– Perfis e permissões;
– Palavras-passe e autenticação;
– Registo e monitorização de acessos;
– Cópias de segurança;
– Proteção dos equipamentos;
– Atualizações de segurança;
– Deveres de confidencialidade;
– Procedimentos de gestão de incidentes;
– Formação e sensibilização dos profissionais.
Nenhum sistema permite garantir segurança absoluta, mas a FisioQI Saúde procura aplicar medidas proporcionais à natureza e sensibilidade da informação tratada.
16. Decisões automatizadas e ferramentas digitais
A FisioQI Saúde poderá utilizar sistemas digitais para apoiar a gestão administrativa, organização da informação, produção de indicadores e apoio ao trabalho dos profissionais.
Estes sistemas não devem substituir a avaliação individual nem tomar decisões clínicas exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente o cliente. Quando seja implementado um tratamento automatizado com impacto significativo, será prestada informação adicional sobre o seu funcionamento, consequências e direitos aplicáveis. Os dados clínicos não devem ser introduzidos em ferramentas públicas ou não autorizadas para treino, teste ou utilização de sistemas de inteligência artificial.
17. Reclamação à autoridade de controlo
O titular tem o direito de apresentar reclamação junto da: Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD
A apresentação de reclamação não impede que o titular contacte previamente a FisioQI Saúde através do endereço geral@fisioqi.pt para solicitar esclarecimentos ou resolução da situação.
18. Alterações à política
A presente política poderá ser revista sempre que ocorram alterações legais, regulamentares, técnicas, organizacionais ou nos procedimentos da FisioQI Saúde.
A versão atualizada será disponibilizada através do website, dos formulários ou dos canais adequados.
19. Contactos
Para questões relativas à privacidade, proteção de dados ou exercício de direitos:
Márcio Franco, Lda. — FisioQI Saúde
Rua Clube Naval Infante D. Henrique, 442
4420-412 Valbom, Gondomar
E-mail: geral@fisioqi.pt
Telefone: +351 916 291 950
Versão: 3.0
Data de entrada em vigor: 27/03/2024